Warunki prawidłowego wdrożenia planu kafeteryjnego

Jednym z głównych problemów związanych z motywowaniem jest zachowaniespójnej polityki nagradzania pracownika, która łączyłaby wszystkie działy w organizacji. Tropman proponuje stworzenie departamentu kompleksowego wynagradzania wewnątrz organizacji, który miałby połączyć wiele kompetencji różnych działów, żeby motywować pracownika w bardziej konsekwentny sposób [Tropman, 2001, strony 196-197]. Dlatego pracodawcy, biorący pod uwagę wprowadzenie planów kafeteryjnych do swojej organizacji, powinni mieć świadomość tego, że wymaga on koordynacji kilku różnych elementów. Tymi elementami w obrębie organizacji są:

• dział administracji,

• dział zarządzania zasobami ludzkimi,

• dostawcy usług oraz dodatków,

• właściwa komunikacja ich produktów,

• interfejs IT do obsługi planu kafeteryjnego.

Funkcją działu administracyjnego w tym wypadku, jest codzienna obsługa planu kafeteryjnego i związanych z nim formalności. Odpowiedzialnością działu zarządzania zasobami ludzkimi jest skonstruowanie właściwie zaprojektowanego planu kafeteryjnego, który sprostałby wymaganiom wszystkich pracowników. Jak zostało przedstawione na poniższym rysunku, właściwe wdrożenie i prowadzenie takiego planu zależy od współpracy działu zarządzania zasobami ludzkimi i działu administracji [Hutchinson, 2004, str. 39].

Źródło: [Hutchinson, 2004, str. 39]

Właściwe zarządzanie dostawcami usług i dodatków powoduje zmniejszenie ilości problemów związanych z użytkowaniem zakupionych benefitów. Umowy z nimi powinny dokładnie definiować warunki oraz opis zakupywanego produktu.

Bardzo ważnym czynnikiem jest właściwe i dokładne komunikowanie pracownikom wartości jaki niesie ze sobą dany dodatek. Do najważniejszych obszarów, w których występują problemy z komunikacją należą:

• warunki i zasady jakie wiążą się z poszczególnymi benefitami,

• zrozumienie pracowników jakie są ich opcje,

• jasno zbudowane procedury związane z zarządzaniem planem kafeteryjnym [Hutchinson, 2004, strony 39-40].

Interfejs IT do obsługi systemu kafeteryjnego upraszcza działanie całego planu. Właściwie zaprojektowany, daje przejrzysty wgląd zarówno po stronie administracji i zarządzania planem kafeteryjnym jak i po stronie pracownika, chcącego w możliwie najprostszy i zrozumiały dla siebie sposób zarządzać swoimi wyborami [Hutchinson, 2004, strony 40-41].

Możliwości, które może zaoferować system kafeteryjny są prawie nieograniczone, jednakże ilość benefitów w obrębie systemu kafeteryjnego powinna być kompromisem pomiędzy szerokim wachlarzem wyboru a administracją systemu [Coleman, 2006, str. 68]. 

[Tropman, J. E. (2001). The Compensation Solution. Lexington: University of Michigan Business School Management Series]
[Hutchinson, P. (2004). Flexible Benefits. Londyn: Short Run Press]
[Coleman, A. (2006, Vol 59 Iss 7). Flex takes the lead. Director , strony 64-68]